一、會議任務的管理

    1、會議的目標

    會議任務是指會議上要做的事，這也是會議的目的。因此，總監首先要確定會議的目標。會議的目標一經確定，則對會議任務的管理也就開始了。

    會議目標的類型有：解釋問題；對所要解決的難題尋找可供選擇的方案；評估行動方案；在各種選擇中作出決策；計劃下一步的行動；交流信息；回顧和澄清問題；評價已取得的工作進展；提出論點等。在一次會議上，可能試圖解決一個問題，也可能解決相關的兩個或多個問題，這要視具體情況而定。

    2、會議的范圍

    在會議的目標確定之后，下一個問題就是規定會議的規范。它是與會議目標緊密相關的另一個重要問題。因為與所定會議目標聯系的問題有許多個，那么這一次會議探討、研究哪些問題必須明確地規定下來，以便使會議始終圍繞重點進行研討。

    會議的目標和范圍確定之后，就可決定邀請哪些人參加會議。如果會議的目的不清楚，也就無法決定邀請哪些入來參加會議。被邀請者應該是那些能夠實現會議目標的人員。對那些需要了解情況的聽會者，即使他們沒有多少發言權也不要排除在外。在被邀請人的名單中不應該包括那些不需要聽會的旁觀者，因為與會議無關的旁觀者參加會議的話，勢必沖淡與會者的

    注意力，甚至還可能影響與會者直率地發表意見。

    4、會議時間安排

    確定了會議的目標，議事范圍，參加會議人員及其需要的做的準備工作之后，總監就可以進行會議時間表的安排。從解決問題的時機來說，召開會議的時間既不能太早，也不應過晚。召開會議的時間過晚，則錯過解決問題的時機，如果太早，會使與會者來不及做好準備。會期定了后，要早日通知與會者，以便使參加會議的人能更好地計劃自己的工作時間。

    5、會議地點

    會議地點的安排要利于實現會議的目的和方便與會者。會議地點的選擇受會議目的支配，并對會議能否成功有直接的影響，故應精心地選擇。例如，需要與會者解決施工過程中的問題，則會議地點選在工地現場召開放為有利。有的會議需要查閱一些參考資料，則會議地點就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來說，與監理工作有關的會議，通常安排在工地為好。

    二、會議程序

    1、程序活動的內容

    會議目標的實現，不是總監把與會者簡單召集在一起就能解決的，預先還要安排好會議進行的先后順序，即所謂會議程序。重要的程序活動主要有：

    1．1啟發引導討論：總監負責宣布開會并啟發引導討論。

    1．2提供信息和意見：每個與會者均有責任提供有關信息和意見與大家共享。

    1．3尋求信息和意見：總監引導，勸說與會者把話說出來。

    1．4鼓勵與會者說出意見：總監鼓勵與會者大膽地發表不同意見。

    1．5審核會議上提出的信息、意見的真實性：與會者對會議上提出的信息和意見加以證

    實或質疑。

    1．6弄清事實和意義：總監要弄清每件事是否大家都理解了，否則不能進行下一步討論。

    1．7檢驗認識的一致性：總監就與會者對有關議題的認識是否一致加以問詢并確認。

    1．8協調：總監引導與會者進行分析、協商，找出共同點，協調分歧點。

    1．9總結：總監對已討論過的議題進行簡潔的概括，得出明確結論。

    1．10記錄：總監指定專人對會議討論內容和會議結論以文字記載下來。

    1．11掌握時間：總監要有意識地控制討論時間，既不要拖延時間也不要走過場，保證每

    個與會者均有發言機會。

    2、積極引導與會者參與會議

    在會議上，總監要倡導對實現會議目標帶有建設性的行動。每個與會者在會議上表現各不相同，這是因為與會者各自所處的立場和角度不同而造成的。這里總監要圍繞會議目標啟發引導與會者發表意見，要鼓勵那些敢于抒發自己觀點的人，不要頻頻打斷發言人的講話。總之，總監要密切注意會議的發展動態，如果發現會議任務或會議程序中有哪些缺陷和不足之處都應盡力補救解決。

    三、會議文件的準備

    1、議事清單

    簡單地說，議事清單就是對要議的事項所列出的清單，也就是要在會議上考慮討論的題目一覽表。這個表最好公開印發，或者在會議開始時首先說明。比較好的議事清單上不僅有事項的名稱，還寫明會議的目標、范圍、與會者和每件事要討論多長時間。如果沒有議事清單的話，與會者不清楚會議將如何進行，就要消耗許多時間才能使會議取得進展。

    2、會議記錄和紀要

    每次會議都應該作記錄，其中包括時間、地點、出席會議的人員、議事清單、所討論事項的記載，作出的決定或未解決事項、任務委派情況等。

    如果需要正式的會議紀要，則應抽出一定時間對材料進行組織、編輯，使其更加清晰、準確，然后打印、散發。會議紀要越早發越好，與會者對會議尚記憶猶新時，就收到會議紀要，會使他們對會議紀要的審查更有收獲，同時也能及早發現錯誤、遺漏或不準確之處，使會議的成果得到有效地落實。